Использование факсимильной подписи на первичных документах

Согласно п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, если в договоре подряда установлено, что факсимильная подпись на акте выполненных работ допускается, то такое оформление не противоречит нормам гражданского законодательства и является вполне законным.

Однако при подтверждении расходов по налогу на прибыль вполне возможны претензии со стороны налоговых органов по поводу ненадлежащего оформления первичных документов.

Рассмотрим возможный ход мысли налоговика, чтобы повысить результаты своей работы:

1. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены;
2. Документальное подтверждение подразумевает, что первичные документы должны быть оформлены с соблюдением обычаев делового документооборота и в соответствии с требованиями закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ предусматривается подпись на первичной документации лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события, без уточнения конкретного способа совершения таких подписей.

Пока всё прекрасно, законодательство на стороне «новаторов» делопроизводства, ибо по другому назвать работников внедряющие передовые формы документооборота, просто язык не поворачивается.

Ну а далее, сказка заканчивается, и начинаются суровые, серые будни. А именно пресловутые пояснения и разъяснения, которые впрочем, для работников налогового фронта, зачастую важнее и главнее всяких там законов.

Итак, Минфин России в письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 выразил точку зрения, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица.

Поэтому в принципе, ничего не мешает налоговому инспектору, проверяя правильность документального оформления расходов уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль придерживаться той же версии, что и Минфин РФ. Я бы сказал больше, обязывает придерживаться той же точки зрения, тем более что она позволит – не принять, доначислять и возможно оштрафовать. Что является основным негласным показателем качественной работы налоговой службы в целом и отдельного инспектора в частности.

Кстати и не только ему одному, некоторые суды также считают, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014, ФАС Поволжского округа от 01.04.2014 № А57-4665/2013).

Тем не менее, судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Некоторые суды напротив, допускают использование факсимиле (Постановление ФАС Уральского округа от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012).

Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и иные обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения. А если сказать по простому, неизвестно что взбредет в голову судье.

Исходя из вышеизложенного, следует констатировать прискорбный факт, что организациям все же безопаснее ставить «живую» подпись на первичных документах, в противном случае возможны претензии со стороны налоговых органов и свою позицию придется отстаивать в суде.

(Консультация эксперта, 2017)